Çarşamba, Nisan 30, 2014

Patronun mesajını bir daha gözden kaçırma! Gmail'de e-posta filtreleme ve etiketleme

Google'ın son dönemde özellikle de G+ ile yaptıkları sinir bozucu olsa da, Gmail kullanmaktan vazgeçemiyorum. Gmail'de pek çok kullanışlı özellik var, bunlardan biri de renkli etiketleme özelliği.

E-posta kutusu dolup taşan biriyseniz, belirli kişilerden gelen e-posta mesajlarını etiketleyerek hem gözden kaçmalarını engelleyebilir, hem de gruplara ayırabilirsiniz. Patrondan gelen mesajın yanında kırmızı artalanlı kocaman bir PATRON yazısı, ya da eşinizden gelen bir mesajın yanında dikkat çekici başka bir renkli EŞİM yazısı kullanabilirsiniz. Gelen onca mesaj arasında önemli olanları görsel olarak ayırt etmek böylece çok daha kolay olacaktır. Ayrıca sol menüden etiketinize tıklayarak bir kişiden gelen tüm mesajları bir arada da görebilirsiniz.

Peki nasıl yapacağız bunu?
  1. Sol taraftaki menüde, fare işaretçisini biraz daha aşağıya getirdiğinizde "More-Daha fazla" seçeneği çıkıyor. Buna tıklayın.
  2. Menü aşağı doğru uzayarak açılacaktır. Menünün altında "Create label-Etiket oluştur" düğmesi göreceksiniz, bu düğmeye tıklayın.
  3. Açılan diyalog kutusunda size isim soracak. Bir isim (Örneğin "PATRON") yazıp "Create-Oluştur" düğmesine basın.
  4. Şimdi tekrar sol menüye bakın ve oluşturduğunuz etiketi bulun. Fare işaretçisini bu etiketin üzerine getirdiğinizde sağ tarafında bir ters üçgen çıkıyor. Buna tıklayın.
  5. Açılan menüde "Label color-Etiket rengi" seçeneğine gelin. Buradan istediğiniz rengi seçin.
Etiketi oluşturdunuz ama, etiket kendi başına bir işe yaramıyor. Bunu bir e-posta adresi ile ilişkilendirmek lazım. Bunun için şu adımları takip ediyoruz:
  1. Sağ üst köşedeki çark şeklindeki ayarlar düğmesine tıklayın.
  2. Açılan menüden "Settings-Ayarlar" seçeneğine tıklayın.
  3. Açılan sayfanın üst tarafındaki linkler arasında "Filters" yazılı olana basın.
  4. Bu sayfanın en altındaki "Create new filter-Yeni filtre oluştur" linkine tıklayın.
  5. Yukarıda bir diyalog kutusu açılacak. Bu kutuya filtrenin şartlarını yazıyoruz. Örneğin mobilyazilar@gmail.com adresinden gelen mesajları filtrelemek için "From-Kimden" kısmına bu e-posta adresini yazabilirsiniz. İsterseniz mesajın başlığındaki kelimelere, eklentisi olup olmamasına ve benzeri kriterlere göre de filtreleme yapabilirsiniz.
  6. Diyalog kutusunun alt köşesindeki "Create filter with this search-Bu arama ile bir filtre oluştur" linkine tıklayın.
  7. Filtrelenmiş e-posta mesajları ile ne yapmak istediğiniz sorulacak.
  8. "Apply the label-Etiket uygula" seçeneğinin yanındaki "Choose label-Etiket seç" düğmesine tıklayın ve az önce oluşturduğumuz etiketi seçin.
  9. Filtrenin daha önceden gelmiş olan mesajlara da uygulanmasını isteyeceksiniz muhtemelen. Bunun için "Also apply filter to matching conversations-Eşleşen mesajlara da filtre uygula" seçeneğini işaretleyin.
  10. "Create filter-Filtreyi oluştur" düğmesine basın.
Böylece belirli adreslerden gelen mesajları gelen kutunuzda renklendirilmiş olarak görebileceksiniz. Ben bu özelliği uzun süredir kullanıyorum ve işimi çok kolaylaştırdığını itiraf etmeliyim. Bu
etiketler cep telefonunuzdaki Gmail uygulamasında da sizi yalnız bırakmıyor.

Yukarıdaki açıklamalar karışık görünebilir, ancak bunun sebebi yapmanız gerekenleri adım adım yazıya dökmüş olmam. Bir kere denedikten sonra iki dakikada yapılabildiğini göreceksiniz.

Burada etiket odaklı olarak anlattım ama Gmail filtreleri ile pek çok şey yapabilirsiniz.
  • Önemli kişilerden gelen mesajları öne çıkarmak
  • Önemsiz mesajları doğrudan silmek ya da Spam kutusuna göndermek
  • Takip etmek istediğiniz bir anahtar kelimeye sahip olan mesajları kaçırmamak (Örneğin "Problem" ya da "Sorun" yazan mesajlar)
  • Belirli içeriklere sahip mesajları silmek (Örneğin sosyal medyadan ya da şirketlerden gelen istenmeyen mesajlar)
  • Belirli kişilerden gelen mesajları tek bir grup altında görebilmek
  • Sonra okumak istediğiniz mesajları doğrudan arşive göndermek
  • Önemli kişilerden gelen mesajların Spam kutusuna düşmesini önlemek
  • Önemli mesajları başka bir e-posta hesabına yönlendirmek
Bu yazıyı sizin için yazdım. Beğendiyseniz sizden tek isteğim, Mobil Yazılar’daki diğer yazılarıma da göz atmanız. Mobil Yazılar ana sayfasına gitmek için buraya tıklayabilirsiniz.

Ekran görüntüleri: Domenico. Creative Commons lisansı ile kullanılmıştır.

Hiç yorum yok:

Sony kullanıcılarına anket: Bir daha Sony telefon alır mısınız?

Son yazılarım

İlginizi çekebilir: